電話を受ける その１
おはようございます
Kimikoです。
４月から新しい職場や部署で働き始めた人は
そろそろ職場の環境に慣れて来た頃でしょうか？
新しい生活は想像していた通りでしたか？
慣れてくると、今までは見えなかったり、
聞こえなかった事が
見えてきませんか？
たとえば電話の音や
電話で話している人の会話とか。
ということで、
今日は電話を受ける時の日本語と、
マナーについてお話ししますね。
あなたは職場の電話の呼び出し音が何回くらいの鳴ったら出ますか？
“出来るだけ早くでる”
これがマナーです。
相手を待たせないように
目安として、呼び出し音が3回鳴るまでに
受話器を取りましょう。
それ以上、お待たせしてしまった時は
「お待たせしました。」と言ってから
会社名を名乗るようにするといいですね。
日本語に慣れていないと
電話を受けることを
不安に思うのではないでしょうか？
それは
相手のお名前や
会社名を
聞き取れるかどうか、
おぼえられるかどうか、
不安に思うからではないですか？
そして一番不安なことは
電話番号を聞き取ることが出来るか
ではないでしょうか。
大丈夫！
メモ帳とペンを用意すれば解決です！
メモを取れば、相手の人が言った事を
正しく聞き取れたかどうかを
相手に確認する時だけでなく、
伝言を伝える時にも役立ちますね。
そして
職場で慌てないで電話を受けるための
ポイントは４つ。
・電話を受ける: あいさつ、会社名を伝える
・メモを取る: 誰宛てか、どの部署宛てか.電話番号メモを取る
・確認する: その人にすぐ電話を繋げることが出来るか、こちらの状況を伝える
・お礼: 電話をしてくださった事へお礼を伝える
です！
今日はこの４つの場面のうち
電話を受ける、
メモを取る
の２つについて確認していきましましょう。
受話器をとったら、まず
「〇〇会社 〇〇部でございます。」
と、前回話したように
“丁寧” に「ございます」を使いましょう。
電話に出たあなたは会社の顔ですから
明るい声で
「おはようございます」(〜11時くらいまで)
「お電話ありがとうございます」
とあいさつの言葉をはじめに言うといいですね！
続けると
「おはようございます。〇〇会社〇〇部でございます」
となります。
そうすると相手が
自分の会社名や名前、
話したい人の名前を伝えてくれるので、
メモを取りましょう。
メモは
電話のあった日付、
時間、
会社名、
お名前、用件、
連絡先電話番号などを書き取ります。
聞きながら、書くことは難しいので
事前に日付や用件が書かれた、
電話メモのようなものを作っておくと
便利ですよ。
もし、相手の話していることが聞き取れなかった時は
必ず聞き返しましょう。
会社名がわからなけれぱ、
繰り返し聞くことに対して おわびの言葉を前につけて
「恐れ入りますが、
御社名をもう一度教えていただけますか。」
「申し訳ございません、
御社名が聞き取れなかったので、もう一度お伺い出来ますか」
「大変申し訳ございません、
電話が遠いようでききとれなかったので、もう一度お願い出来ますか。」
と聞き直しましょう。
次回は確認する、お礼を言う場面についてお伝えしますね！
電話が鳴っただけで ドキドキして
慌てて早口になりがちですが
落ち着いてゆっくり話すようにしましょう。
★★★ メモと鉛筆はいつも電話の近くに置いておきましょう！ ★★★
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