電話を受ける その4

おはようございます。

kimikoです。

 

あーもう終わっちゃいましたね、ゴールデンウィーク😘

天気の良い日が続いて本当に気持ちのいい休日でした。

たくさんの思い出ができたことと思います。

日本では６月に祝日がないので、次の連休は７月です。

今日は電話を受ける、その４。

伝言をするです。

 

担当者あてに伝言を預かったときの

伝言の仕方には

 

・メモで伝える

・電話で伝える

・メールで伝える

・直接話す

 

方法があります。

 

担当者がすぐに席に戻るときや、

急ぎではない伝言の場合には

メモを机の上に置いて置きましょう。

 

メモに書くことは

電話を受けた日時、

相手の会社名、連絡先、伝言内容を書き

最後に自分の名前を書くようにしましょう。

そうすれば、何かわからないことがあれば

聞いてもらえます。

 

預かった伝言の内容が急ぎの場合や

電話があったら電話で連絡して欲しいと頼まれていた時は

電話で連絡します。

電話するときには

「◯◯さんですか、△△会社の☓☓さんから急ぎの伝言を受けたのですが

今お話しても大丈夫でしょうか。」とか

「◯◯さんですか、先程☓☓さんから伝言がありましたが、

今お伝えしてよろしいでしょうか。」

と相手の都合を聞くことを忘れないようにしましょう。

もう少し具体的に

「先程☓☓さんから□□の件で急ぎの伝言がありました。」と

要件を先に言ってあげると、担当者の人も

どれくらい急ぎの要件か

大切な取引先からの連絡か

判断することができますね。

 

担当者が出張中や休暇などで不在のとき、

細かい数字などを伝える必要があるときは

メールで伝言しましょう。

記録が残るので後からのトラブルを防ぐことができます。

 

メールの件名には　”△△会社の☓☓さんからのご伝言”　と

会社名と電話をくださった方のお名前を書きましょう。

そうすると、すぐに読む必要のあるメールかどうかの判断ができます。

メールの本文には

◯◯さん、出張おつかれさまです。

本日　xx:xx（時間）に、以下の伝言がありましたので

ご連絡します。

会社名　△△会社　　☓☓様より

連絡先電話番号　xxx-xxxx-xxxx

メールアドレス　xxxx@nnnn.com

□□製品出荷日変更について

出荷日が　4/2 から　5/7に変更になると

電話をいただきました。

必要があれば上記連絡先電話番号に

連絡をいただきたいとのことでした。

 

のように、こちらから連絡をするときに

どこに連絡をするのかを伝えましょう。

 

メモを書き終わらないとき、すぐに担当者の人が戻って来た時

また確実に伝言をすることが必要な場合は

口頭で伝言しましょう。

何も言わずに机の上にメモを置いた場合

何かの理由で紛失してしまい、伝言が伝わらないこともあります。

 

「◯◯さん、今△△会社の☓☓さんから折り返し電話が欲しいと

電話がありました。」と口頭で直接言い、

「電話番号はこちらです。」とメモで渡せば完璧！ですね。

”折り返し電話”とは伝言を受け取ったらすぐに連絡先電話番号に

電話を欲しいという依頼事項です。

 

他にもメモを机の上に置くのでなく、メールで伝言内容を送っておき、

担当者が席に戻ったら

「メールで伝言を送ってありますので、確認お願いします。」のように

伝えるのもいいですね。

 

電話を受けると

・会社名を名乗る

・相手の会社名、お名前を伺う

・伝言があるかないかを聞く

・伝言を受ける

・伝言する

というような流れで、対応が必要になります。

 

相手の名前や電話番号など、いつもの会話にない

日本語を耳だけで聞き取る必要があるので

ドキドキ😳しますね。

 

前にも書きましたが、あせらなくても大丈夫です。

聞き取れなければ

「すみません、もう一度お願いします。」

「もう少しゆっくりお話いただけますか。」

などと繰り返して話してもらうことをお願いしてみましょう。

 

どうしてもわからない場合は

「他のものにかわりますので、お待ちください」と言って

保留ボタンを押し、他の人に変わってもらいましょう。

 

何度か電話を受けると慣れてきますので、

怖がらずチャレンジしましょう。

 

★★★　最初の目標は、誰から誰への電話なのか、理解できるようになること！　★★★

 

取引先の人と何度か話していると、相手の声で誰かがわかるようになります。

その人から自分宛の電話を受けた時には、

会社名を言った後に相手が会社名を名乗った後すぐに、

「☓☓さまでいらっしゃいますね、いつもお世話になっております。　◯◯です。　お電話ありがとうございます。」

と言うことで、相手の方との距離が近くなります。

試してみてくださいね！

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