電話を受ける その2
おはようございます。
Kimikoです。
昨日は午後から雨も上がり、
天皇陛下が功労者をお招きになる
春の園遊会が行われました。
天皇陛下が開催されるイベントは
晴れる時が多いようです。
一般人で言うところの 「晴れ男(女)」(イベントの時にいつも天気がいい人)ですね。
さて今日は電話を受ける その2です。
前回は電話を受け、名前を名乗り、メモをとるところまでお話ししました。
今回は担当にすぐにつなぐことが出来る時と
担当者が何かの理由でいない時の言い回しを
見ていきましょう。
1. すぐにつなげる時
まず担当者が正しいかどうか確認しましょう。
「○○担当の××ですね。」と
×× には担当者の名前を入れて確認します。
社外の人に社内の人を言う時は
“さん”はつけません。
気をつけましょう。
次に電話を保留にしてから、
担当者の人に
「△△商事の□□様からお電話です。
おつなぎしてよろしいですか」と
担当者に誰から電話が入っているのかを伝え、繋ぐ許可をもらいます。
その後、「おつなぎいたしますのでお待ちください。」
と電話をかけてくれた方に伝えてつなぎます。
2. 何かの理由で担当者がいない時
この場合は “いない理由”によって言い回しが変わります。
まず、すぐに電話をつなぐ事が出来ないことをお詫びします。
「申し訳ございません、○○は今、席を外しております」
(席にいないことを “席をはずしている”と
言います。)
次に、すぐに戻るのか、会議などでしばらく戻らないのかを伝えましょう。
「すぐに戻ると思いますが、こちらからお掛け直しいたしましょうか？」
「○○は会議中でして、しばらく戻りませんが、いかがいたしましょうか」
“いかがいたしましょうか” と
相手の方にどうしたいか決めてもらう方法と
“.こちらからお掛け直しいたしましょうか”と
こちらからかけ直す意思を伝える方法があります。
このように伝えると相手からは
「お願いします」とか
「こちらからかけ直しますので、結構です」などと言われます。
ちなみにこの場合の “結構です” は
“必要ない”と言う事です。
どちらの場合も
担当者に電話があった事を伝える必要がありますので
必ず
会社名、お名前、連絡先はメモをとるようにします。
また休暇を取っている場合でも
社外の人に休んでいる事を伝えたくない時には
「本日は終日戻らない予定となっておりますが、お急ぎでしょうか」と
急ぎの用件かどうか確認しましょう。
急ぎの場合には、
代わって対応してくれる人を
見つけて対応を、お願いしましょう。
電話の対応で大事な事は多くありますが
かけてくれた相手の方をお待たせしないように
すろ事が大切です。
相手の言っていることを理解できない時は早めにわかる人に代わってもらいましょう。
★★★ 電話は相手の表情が見えません。丁寧にに対応しましょう ★★★
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