電話を受ける その３
おはようございます。
Kimikoです。
皆さん、ゴールデンウィーク、いかがお過ごしですか！？
９連休というラッキーな人も多いのでしょうか？
残念ながら私はカレンダーと同じように休みなので、
３日休んで２日働き、４日休みというパターンです。
それでも無いよりありがたい！
日頃出来ないことをして、楽しみましょう！
電話の受け方も３回目となりました。
今日は 伝言の受け方 についてお話しますね。
前回、担当者が不在（いない）時の言い回しを勉強しましたが、
不在であることを相手に伝えたら、
すぐに、こちらから
「いかがいたしましょうか？」と尋ねます。
続けてみると
「◯◯は、ただいま外出中で１５時ごろ帰社予定となっておりますが、
いかがいたしましょうか？」
となります。
下線のところはその状況によって変更できます。
そのように伝えると、相手から
① 電話を相手からかけ直す（後でまたかける）
② 伝言を依頼する
③ なにも必要ない
この３通りの反応があります。
前回も言いましたが、このどちらのケースのときも
相手の会社名
お名前
連絡先
を聞くことを忘れないようにしましょう。
”電話をかけ直す”という方、
”なにも必要ない”という方に対しては
「△△様からお電話いただいたむね、◯◯にお伝えするようにいたします。」
と伺ったお名前を言うようにするといいしょう。
”むね” というのは ”こと” と同じ意味で
ビジネスやかしこまった言い回しをするときに使います。
”伝言を依頼する”という方からは
相手「それでは伝言をお願いできますか」
あなた「かしこまりました。」
相手「明日の打ち合わせの時間を、１４時からに変更してもらえないか、
と伝えてもらえますか。」
あなた「明日の打ち合わせを１４時からに変更されたいということですね。」
相手「はい、そうです。」
あなた「承知いたしました。◯◯にお伝えいたします。」
のような形で進めていきます。
大切なことは ”相手の伝言内容を復唱” して伝言内容が
正しいかどうか確認することです。
そして、電話を切るまえに、
「お電話ありがとうございました」と伝えるのも
相手に好印象を与えるので、
余裕があれば試してみてくださいね。
最後は伝言するときの言い回しです。
伝言するときの状況は３つあります。
① 担当者が席に戻っている場合
② 担当者が不在の場合
③ 担当者に電話で連絡する場合
それぞれの場合について、次回お伝えします。
皆さん、よいゴールデンウィークをお過ごしくださいね！
★★★ 担当者が不在のときは 「いかがいたしましょうか」のひと言を！
忘れずに ★★★
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